不動産売却の必要書類について！売却前・契約結合・決済にわけて解説

不動産を売却する際には、多くの書類が必要となり、段階ごとに異なる準備が求められます。
スムーズな取引を進めるためには、必要な書類を事前に把握し、早めに準備しておくことが重要です。
契約前・契約締結時・決済時など、それぞれのステップで求められる書類の内容にも違いがあります。
本記事では、不動産売却時に必要な書類の種類や取得方法、準備のポイントについて解説いたします。

不動産売却前の必要書類

不動産売却を考え始めたら、まずは家の図面である「間取り図・測量図」、建築時の証明書である「建築確認済証・検査済証」、購入時の「売買契約書」の3つが必要になります。
もし紛失していても再発行や閲覧ができる場合が多いため、諦めずに、どこに問い合わせれば良いのかを事前に確認しておくことが大切です。

間取り図・測量図

間取り図は、建物内部の配置や動線を把握するための基本資料です。
新築時に施工会社から渡されていることが多く、自宅の重要書類と一緒に保管されているケースが一般的です。
紛失しているときは、建築を担当した会社に再発行を依頼するか、市区町村の建築指導課で閲覧手続きを行います。
最近は、PDFデータでの再交付に対応している業者も増えており、メールで受け取れる場合もあります。
デジタル化しておけば共有やバックアップが容易になり、将来の再売却時にも役立つでしょう。
測量図には現況測量図と、隣地所有者全員と境界を確認した確定測量図があります。
確定測量図があると境界トラブルを防げるため、土地付き物件の売却では取得しておくと安心です。
古い土地や境界が不明確な場合は、土地家屋調査士へ測量を依頼し、最新の図面を用意することをお勧めします。
測量の際に立会いが必要なこともあるため、隣接地権者との日程調整を早めに行うとスムーズでしょう。
面積に差異が生じた場合は、売買価格を再協議するのが一般的です。
住宅ローン審査でも、測量図の写しを求められることがあるため、早めの準備がスムーズな取引につながります。

建築確認済証・検査済証

建築確認済証は、着工前に計画が建築基準法に適合していると認められたことを示す書類です。
検査済証は、工事完了後に設計どおりに施工されたことを証明します。
上記の書類 は、昭和56年6月1日以降に建築確認を受けた建物であれば保存されていることが多く、提示すると買主の信頼につながります。
書類は工務店やハウスメーカーから交付されていますが、紛失している場合は、確認申請を行った自治体の建築指導課で閲覧・写し交付が可能です。
郵送申請に対応している自治体もあり、遠方の物件でも取り寄せやすい点がメリットになります。
法定保存期間は15年ですが、実際には閲覧できないこともあるため、早めに確認しておくと安心です。
これらの書類が揃っていると、耐震性や法令適合性を示せるため、価格交渉時に優位に立てる場合があります。
検査済証がない場合は、既存住宅状況調査などで建物の安全性を補完する方法があります。
また、構造計算書が残っていれば耐震性能の説明が容易になるでしょう。

売買契約書

売買契約書は、物件を購入した際の条件や特約を示す重要資料です。
過去の取引内容を示すことで、買主は物件の履歴を把握でき、安心して検討できます。
通常は権利証などと一緒に保管されていますが、見当たらないときは、当時の仲介会社や司法書士に控えが残っていないか確認しましょう。
手元にない場合は写しでも構わないことが多く、PDFで共有できると取引準備が加速します。
契約書の条項を再確認し、設備の有無や特約が現状と齟齬を起こしていないか点検することも有益です。

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不動産契約締結時に必要な書類

不動産契約の日までに用意しておくべき必要書類は、「権利証」「建築確認済証」「本人確認書類」の3つが基本セットとなります。
特に権利証を紛失している場合は代替手続きに時間がかかるため、売却を決めたらすぐにこれらの書類が手元にあるかを確認することから始めましょう。

権利証

権利証（登記済証）や登記識別情報通知書は、売主が登記名義人であることを示す書類です。
紛失していても売却は可能ですが、司法書士による本人確認情報制度や法務局の事前通知など、代替手続きには時間と費用がかかります。
そのため、売却を決めたら早めに所持の有無を確認し、紛失していた場合は手続きに必要な日程を見込んでおくことが重要です。
近年は、オンライン登記申請システムの普及により、電子証明書での本人確認が進んでいます。
しかし、電子化対応には環境設定が必要なため、専門家に相談しておくと安心です。

建築確認済証

契約締結時にも、建築確認済証や検査済証の提示を求められる場合があります。
提示できれば建物の適法性を示せるため、特に新築や増改築を経た住宅では準備しておきましょう。
閲覧や写し交付の手順は売却前の段階と同様で、自治体の建築指導課で申請できます。
万一取得できない場合には、第三者機関のホームインスペクション報告書を代替資料とするケースもあります。
こうした報告書は物件の現況を客観的に示すため、買主への説明負担を軽減できるでしょう。

本人確認書類

本人確認書類としては運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなどが一般的に用いられます。
記載内容に変更がある場合は、住民票や公共料金領収書を補足資料として提出するケースもあります。
法人名義の売却では、代表者事項証明書や会社の印鑑証明書も必要になるため、事前に確認しましょう。
印鑑証明書は市区町村で取得でき、実務上は発行後3か月以内のものが求められます。
オンライン本人確認サービスを利用する場合でも、書類原本の提示を求められることがある点に注意が必要です。

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不動産決済時に必要な書類

不動産の決済時に売主が用意すべき主な書類は、税額計算の根拠となる「固定資産評価証明書」と、所有権移転のための「登記関連書類」一式です。
これらの書類は決済の根幹をなすため、不備がないか事前に確認し、当日の手続きを円滑に進ましょう。

固定資産評価証明書

固定資産評価証明書は、市町村が毎年1月1日時点で評価した価格を記載する公的書類で、登録免許税の計算に用いられます。
司法書士から決済直前に提出を求められるのが一般的なため、取得日は決済予定日に近づけると再取得の手間を防げます。
申請は不動産所在地の市区町村窓口で行い、本人確認書類と納税通知書など、所在地が分かる資料を持参するとスムーズです。
郵送やオンラインで請求できる自治体もあるため、遠隔地に住んでいる場合は活用すると便利です。
評価額は3年ごとに見直されるため、長期保有物件では最新年度の証明書を用意しましょう。

登記

決済では所有権移転登記を行うため、登記識別情報通知書、登記原因証明情報、登記委任状、印鑑証明書などを用意します。
司法書士がこれらを基に登記申請を行い、買主名義へ変更します。
売主が法人の場合は、会社の登記事項証明書も提出が必要です。
登記識別情報通知書を紛失している場合は本人確認情報制度などで代替できますが、日数と費用が増えるため早めの確認が肝要です。
オンライン登記の普及で手続き期間は短縮傾向にありますが、連休前後は法務局が混雑するため余裕を持った日程調整が望まれます。
登記完了後は、司法書士から登記完了証や領収証書が交付されるため、内容を確認し大切に保管してください。

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まとめ

不動産を売却する際は、各段階で必要となる書類を把握し、早めに準備を進めることが重要です。
書類の不備や遅れは、手続きの停滞やトラブルにつながるため、正確かつ計画的な対応が求められます。
安心して取引を進めるためにも、専門家の助言を活用しながらスムーズな売却を目指しましょう。